Les Meilleures Solutions de Standard Téléphonique (Et Celles à Éviter)

Un standard téléphonique virtuel en 2 mots, c’est quoi ?

Un standard téléphonique virtuel est une solution de téléphonie professionnelle hébergée dans le Cloud. Elle permet aux entreprises de toutes tailles — solopreneur, entrepreneurs, PME ou grandes entreprises — de gérer les multiples appels entrants et sortants depuis une interface Web.

Les communications sont basées sur la technologie de Voix sur IP (VoIP). Tout se passe sur mobile, sur tablette ou sur ordinateur, plus besoin de téléphones fixes. De nombreuses fonctionnalités de collaboration, d’analyse de données et d’intégrations logicielles sont comprises, qui permettent de fournir un service client de très bonne qualité.

Pourquoi utiliser une solution de standard téléphonique ?

La mise en place d’un standard téléphonique procure de nombreux avantages aux entreprises pour leurs communications et pour leur développement. Elle permet à la fois de gérer ses appels de manière professionnelle et de collaborer efficacement, afin de mieux répondre aux demandes des clients.

Pour offrir un meilleur service client

La mise en place d’un standard téléphonique permet de répartir les appels sur plusieurs lignes dans le but de réduire le temps d’attente du client. Un facteur clé pris en compte dans la mesure de la qualité du service client.

Bien souvent, la distribution des appels passe par l’intervention d’un menu vocal qui redirige les appelants vers le service correspondant à leur besoin. Cette fonctionnalité peut sembler compliquée à installer, mais avec un standard virtuel, c’est fait en quelques clics depuis une interface Web.

En quelques minutes, vous pouvez diriger vos clients vers les postes des collaborateurs disponibles et compétents pour répondre aux demandes.

De plus, les outils de collaboration permettent d’augmenter l’efficacité et la performance des équipes :

Le journal d’appels collaboratif, par exemple, donne accès à tout l’historique des conversations commerciales ou de support.
La remontée de la fiche client en temps réel affiche automatiquement toutes les informations disponibles sur le client appelant.
Les statistiques d'appels permettent d'analyser la performance des équipes, l'enregistrement d'appels de former vos équipes, etc.
L'intégration de la solution de téléphonie aux outils de gestion d'entreprise, comme le CRM ou le site e-commerce, aide les collaborateurs à proposer une solution qui correspond pleinement au parcours client de l'appelant.

Dans une démarche « customer centric », tous ces éléments sont directement liés à la satisfaction client, dont les attentes évoluent en permanence.

Pour ne plus manquer d’appels

Grâce à la distribution des appels avec le Serveur Vocal Interactif (SVI), le client est assurément mis en relation avec une personne disponible.

La fonction d’appels en cascade définit des scénarios pour rediriger les appels des postes occupés ou absents, jusqu’à ce qu’une personne disponible puisse répondre.

Le renvoi d’appels se fait aussi sur les mobiles, si besoin. L’usage d’une solution de téléphonie dématérialisée dans le Cloud, offre plus de flexibilité quant à l’emplacement des équipes. Il n’est plus nécessaire d’être au bureau pour répondre aux appels entrants.

Transfert d’appels en cours, renvoi d’appels, SVI… il devient impossible de manquer un appel !

Pour personnaliser son accueil téléphonique

En 2022, 74 % des Français ont contacté un service client par téléphone au cours des 12 derniers mois. Le téléphone reste un des canaux les plus utilisés par les clients, notamment pour les demandes d’informations et les demandes complexes. C’est donc l’opportunité de renvoyer une image professionnelle et réactive aux yeux de vos interlocuteurs.

En cas de mise en attente, le client écoutera une musique punchy, inspirante ou relaxante, selon vos préférences et votre activité. Le standard téléphonique virtuel permet de choisir une musique qui vous ressemble, parmi une grande sélection depuis le Web.

Les entreprises peuvent également enregistrer un message pour annoncer des offres spéciales, préciser les heures et les jours d’ouverture, etc. De même, lorsque vous appelez une liste de prospects, vous pouvez laisser un message vocal pré-enregistré adapté sur le répondeur de votre correspondant. En fonction de votre campagne de prospection, adaptez le contenu pour plus d’impact et de résultats.

Le standard professionnel offre des possibilités de personnalisation des messages et de l’image de marque, selon la stratégie marketing et commerciale d’entreprise.

Pour avoir un vrai numéro professionnel

Avoir un numéro professionnel renvoie une image sérieuse et positive au client. Avec le numéro virtuel, le client tape un numéro de ligne fixe, mais les appels sont traités sur mobile ou sur ordinateur, pour plus de flexibilité.

Cette perception positive est renforcée par l’expérience de l’appel. Si vous recevez deux appels en même temps, vous pourrez renvoyer l’interlocuteur vers un collègue disponible. Vous êtes plus apte à répondre aux demandes multiples.

De plus, la qualité HD des solutions de standard téléphonique virtuel est supérieure aux appels classiques. La technologie Cloud permet de s’adapter aux évolutions technologiques, sans aucun changement de matériel ou d’infrastructure. Une garantie de voix HD pour tous les appels, sur tous les appareils.

Pour les entreprises internationales, il est possible de choisir un numéro local dans chaque pays, pour plus de proximité client. Les conversations sont illimitées vers des dizaines de destinations à l’international.

Pour mieux séparer sa vie privée de sa vie professionnelle

Au-delà de la perception de l’entreprise qui rassure le client, posséder un vrai numéro professionnel nous semble être la meilleure option pour séparer la vie professionnelle de la vie personnelle.

Choisir un numéro virtuel dédié à son activité aide à délimiter la frontière entre le pro et le perso. Même lorsqu’on utilise le même appareil mobile pour simplifier l’espace de travail.

En définissant des heures d’ouverture, on est moins amené à répondre à toute heure aux demandes, ce qui est courant quand on est auto-entrepreneur, artisan ou startupeur.

Ne plus se servir de son numéro privé, ni celui de ses collaborateurs pour traiter les appels, est une étape clé pour préserver sa santé mentale.

Les meilleures solutions de standard téléphonique virtuel en 2023

Découvrez les meilleures solutions de standards téléphoniques virtuels en 2023 pour les TPE, les PME et les grandes entreprises.

Quicktalk

Quicktalk est la solution idéale pour les petites entreprises, tous secteurs confondus. Elle propose toutes les fonctionnalités pour gérer au mieux ses appels clients : activer un numéro professionnel, consulter les appels non traités, ré-écouter des appels, se connecter à son site e-commerce, etc.

Avec cette solution 100 % Cloud, les communications passent par Internet et s’intègrent aux outils du quotidien (ordinateur, tablette, téléphone portable). La configuration est simple et rapide depuis l’interface Web et depuis l’application mobile.

L’offre est économique, avec un forfait illimité à 19 € par mois et par entreprise, qui comprend jusqu’à 3 utilisateurs. Les appels entrants et sortants sont illimités en France et vers 30 destinations internationales, depuis vos appareils habituels.

Standardfacile

Standardfacile est une très bonne solution pour recevoir des appels sur mobile et sur ordinateur. La solution de téléphonie digitale ne permet pas les appels sortants.

Pour les entreprises et les call centers qui souhaitent uniquement répondre aux appels entrants, le tarif est avantageux avec une offre de base à 14,90 € par mois. Contrairement à Quicktalk, les forfaits sont limités, et varient de 5 h à 100 h par mois, pour les appels sur les fixes et les mobiles.

La configuration des lignes et des fonctionnalités du standard téléphonique professionnel se fait en toute autonomie et en quelques minutes via la plateforme Web. Confcall, SMS, fax, messages vocaux par email, sont autant d’options multicanales disponibles pour s’adresser aux clients.

Ringover

Pour les plus grandes entreprises qui cherchent à équiper leurs services commerciaux et de support client avec une solution de productivité, Ringover propose une offre de téléphonie avancée.

La qualité audio des appels HD est excellente. Conversations téléphoniques, SMS, visioconférences, tous passent par une simple connexion Internet et les données sont stockées dans le Cloud.

Les appels sont illimités en France et dans plus de 110 pays. De plus, Ringover offre le SVI le plus performant du marché, pour une personnalisation poussée des échanges client grâce à une distribution intelligente des appels.

Les multiples intégrations logicielles permettent aux entreprises de connecter leurs outils de gestion du quotidien à leur téléphonie. CRM, livechat, support, stockage, vos solutions Web sont connectées par une multitude d’API disponibles.

Pour maintenir une relation client de haute qualité et rester compétitif, la solution Ringover permet de gagner en productivité et en performance, grâce à des statistiques avancées et des indicateurs clairs, visibles en temps réel.

Les appels sont illimités pour un forfait mensuel de 24 € par utilisateur et par mois et de 49 € pour profiter des options statistiques, productivité et intégrations CRM.

Les solutions de standards à éviter pour les petites entreprises

Les solutions de type PABX

Les systèmes de téléphonie PABX permettent aux entreprises de connecter leurs lignes de postes fixes au protocole IP pour bénéficier des fonctionnalités et des tarifs avantageux d’Internet.

Avec ce type d’infrastructure se pose la question de la configuration et de la maintenance. Le serveur est hébergé au sein même de l’entreprise, ce qui nécessite de garder un espace de stockage à disposition. La mise en place et l’entretien du réseau de lignes téléphoniques et des téléphones fixes engendrent des dépenses supplémentaires.

De plus, les postes fixes posent un vrai problème de mobilité pour les collaborateurs, à l’ère du mode de travail hybride.

Cette technologie est vouée à disparaître avec la fin du RTC annoncée par Orange. La fibre va remplacer le réseau cuivre, les lignes analogiques ne sont déjà plus commercialisées. Les solutions de type IPBX prennent le relais, mais restent moins flexibles et avantageuses que les standards virtuels.

Les solutions qui ne proposent pas les appels en illimité

On vous déconseille également les solutions où vous aurez à payer vos appels à la minute ou à surveiller la consommation de votre forfait.

L’enjeu de la relation client passe, comme nous l’avons vu, encore largement par les conversations téléphoniques. Mieux vaut ne pas risquer de limiter ces conversations ou d’avoir la mauvaise surprise de découvrir des coûts supplémentaires, en période de hausse d’appels inattendue ou d’appels avec des pays étrangers.

Il est conseillé de bénéficier de la flexibilité des forfaits illimités vers les mobiles et les fixes. Pour un montant mensuel très raisonnable, vous obtenez la tranquillité et la liberté d’émettre les appels dont votre business a besoin pour se développer.

Les softphones sans forfait VoIP

Le concept de softphone correspond à l’utilisation d’un logiciel pour passer ses appels. Le mot provient de la contraction de « software » et de « téléphone ».

Dans le cas des solutions comme Zoiper ou Bria, le softphone ne vient pas avec un forfait de communications incluses. Le coût de base de la solution est très faible, mais il faut ajouter un forfait VoIP pour permettre les appels.

Au-delà du prix, ces solutions rendent la configuration des lignes téléphoniques plus complexes. En passant par un fournisseur de softphone d’une part et par un fournisseur de forfait VoIP d’autre part, les étapes d’installation se compliquent. Des problèmes de compatibilité peuvent surgir et vous devrez peut-être faire appel à un expert pour vous conseiller, ce qui est dommage.

On vous recommande donc vivement de choisir une solution de téléphonie où les appels sont illimités pour ne pas avoir de mauvaises surprises. En optant pour un standard téléphonique professionnel où les fonctionnalités sont centralisées, vous gagnez en efficacité grâce à une installation simple à travers l’interface sur le Cloud.