Chez Quicktalk, nous utilisons des cookies pour faciliter le fonctionnement du site et permettre l’affichage de contenus personnalisés, la réalisation de statistiques et le partage sur les réseaux sociaux. Vous pouvez revenir à tout moment sur votre consentement en cliquant sur « Gérer les cookies ». Vous pouvez en savoir plus en lisant notre politique de confidentialité.
Cookie Preferences
Nous utilisons ces cookies pour assurer le bon fonctionnement du site. Les cookies essentiels vous permettent, par exemple, de vous connecter et de naviguer sur notre site en toute sécurité. Ils nous permettent également de sécuriser votre compte et de prévenir les fraudes.
Ces cookies nous permettent de détecter les problèmes d'expérience sur notre site et d'améliorer notre relation client. Ils sont inoffensifs pour vous et vos données.
1/ Choisissez un fournisseur de standard virtuel, sans matériel à installer.
À l'inverse des solutions de standards traditionnels, les solutions modernes comme Quicktalk sont dématérialisées : il n'y a pas de matériels spécifiques, pas de combinés de téléphone, pas de serveurs à installer. Le standard fonctionne simplement avec un « softphone », qui permet de recevoir et passer des appels depuis son ordinateur habituel, et les utilisateurs ont aussi la possibilité de gérer les appels du standard directement depuis leur propre téléphone mobile via une application à télécharger.
2/ Activez un numéro : choisissez-le en fonction de vos besoins. Si vous avez déjà un numéro, faites une portabilité
C'est la première étape, et sans doute la plus importante. Contrairement aux autres réglages, il sera plus contraignant de revenir en arrière et de changer de numéro au bout de quelques semaines ou mois d'utilisation.
Il est toujours préférable de choisir un numéro non surtaxé en 01, 02, 03, 04 ou 05 correspondant à votre région, ou un numéro national 09, plutôt que des numéros 08 payants. Ces numéros sont réservés pour des usages très précis et font généralement peur aux appelants.
Un cas spécial est le numéro vert qui est un numéro gratuit. Mais si ce type de numéros avait la cote lorsque les forfaits des opérateurs ne proposait pas les appels illimités inclus, il perd de plus en plus son attrait (on reste sur un format spécial de numéro « 08 » qui peuvent faire peur aux appelants).
Si vous avez déjà un numéro connu de vos clients, il vous suffira de faire une portabilité de celui-ci en fournissant le code RIO à votre nouvel opérateur.
La création de votre numéro se fait dès l'inscription. Dans le formulaire, vous choisissez un numéro parmi les + 500 000 numéros que nous proposons. Si vous avez déjà un numéro, il vous suffira de le communiquer dans votre dashboard pour lancer la portabilité.
3/ Combien de personnes doivent gérer les appels du standard ? Ajouter des utilisateurs
L'utilisation d'un standard téléphonique implique généralement qu'il y a plusieurs personnes pour gérer les appels. Vous pouvez, bien sûr, être seul et activer un standard téléphonique, pour profiter d'un accueil téléphonique de qualité avec des annonces vocales, de la musique d'attente…ou pour bénéficier d'autres fonctionnalités comme l'enregistrement et le suivi des appels. Mais dès lors que vous êtes plusieurs dans l'entreprise, vous allez devoir ajouter ces personnes au standard. Dans la page de configuration de votre standard, il vous suffira de cliquer sur « Ajouter un utilisateur » et d'ajouter son adresse mail qui lui servira d'identifiant de connexion.
Dans le dashboard Quicktalk, vous accédez à la page de gestion des utilisateurs depuis le menu « Utilisateurs ». Il vous suffit d'un clic pour ajouter un nouvel utilisateur. Chaque utilisateur recevra alors un mail d'invitation afin de créer son mot de passe pour accéder à la plateforme d'appel depuis son ordinateur ou depuis son téléphone mobile. De la même manière, il vous suffit d'un clic pour supprimer un utilisateur.
4/ Indiquez les horaires de votre standard
Les horaires d'un standard téléphonique sont simplement les horaires pendant lesquels vous assurez une permanence téléphonique, c'est-à-dire lorsque quelqu'un de votre entreprise peut répondre aux appels. Vous avez donc vos horaires d'ouverture et vos horaires de fermeture, quand le standard est fermé (la nuit par exemple). Il suffit donc de créer les plages d'ouvertures et d'indiquer quelles personnes de l'entreprise auront la charge de réceptionner les appels entrants pendant ces heures d'ouverture, et de créer la plage de fermeture.
Sur Quicktalk le paramétrage des heures d'ouvertures se fait très simplement en déplaçant les curseurs « horaires d'ouvertures ». Vous pouvez aussi ajouter des horaires d'« astreinte » (comme un deuxième scénario d'ouverture) pendant lesquels vous pourrez indiquer des personnes différentes pour gérer les appels.
5/ Personnalisez les messages d'attente téléphonique
C'est la partie la plus ludique de la configuration. Vous allez créer l'accueil vocal de votre entreprise. Pour cela, vous devez définir le texte de bienvenue et choisir l'ambiance musicale, c'est-à-dire la musique qui sera diffusée aux appelant lorsqu'ils appelleront votre numéro de standard.
N'hésitez pas à être créatif – tout en restant simple et très clair, et donnez une image dynamique de votre entreprise !
Exemple :
“Bonjour et bienvenue chez MonEntreprise, ne quittez pas nous allons prendre votre appel”
“Vous êtes bien chez MonEntreprise, merci de patienter, nous allons donner suite votre appel”
“Société MonEntreprise, ne quittez pas, un conseiller va prendre votre appel”
Utilisez le studio en ligne pour simplement écrire le message de votre annonce et choisissez une musique libre de droit parmi la sélection (Jazz, Rock, Folk, Classique…) ou bien insérez le mp3 de votre musique préférée.
6/ Répartissez les appels entrants
Étape cruciale ! Vous allez mettre en place le « routage » des appels ; c'est-à-dire qui doit répondre aux appels entrants de l'entreprise.
Différentes options vous permettent d'affiner cette répartition des appels :
En simultanée : tout le monde sonne en même temps et c'est le premier qui décroche. C'est la méthode qui vise à réduire au maximum le temps d'attente des appelants.
En cascade avec ordre prédéfini : définissez une hiérarchie entre les utilisateurs et ils sonneront les uns après les autres selon un ordre fixe (par exemple, c'est toujours Pierre qui reçoit les appels en premier, puis Aline si Pierre ne répond pas, etc). C'est la méthode qui vise à prioriser certaines personnes qui répondent aux appels.
En cascade avec ordre aléatoire : c'est une cascade d'appels comme précédemment, sauf que l'ordre des personnes est aléatoire et change à chaque appel (exemple, sur un appel c'est Pierre qui va sonner en premier puis Aline, etc. et sur le prochain appel, c'est Aline qui sonnera en premier puis les autres). C'est la méthode qui vise à répartir les appels de manière équitable au sein de votre équipe.
Dans le dashboard, il suffit de cliquer sur les utilisateurs pour les ajouter au routage, et de choisir le type de cascade.
7/ Gérez la durée des files d'attentes
La file d'attente, c'est un des autres atouts majeurs d'un standard téléphonique d'entreprise. Cela va vous permettre de faire patienter un appelant si tout le monde est déjà en ligne (en musique si possible) jusqu'à ce qu'une personne soit disponible à nouveau pour prendre l'appel. Sans la file d'attente, l'appel serait raccroché tout de suite ou il tomberait directement sur le répondeur.
Même si cette file d'attente est un atout sérieux pour professionnaliser votre accueil, et pour lisser les flux d'appels, il ne faut pas en abuser et il est très important de conserver des durées de file d'attente courtes !
Quicktalk vous permet de gérer la durée maximale d'attente téléphonique. Par défaut, celle-ci est établie à 2 minutes, mais vous pouvez bien sûr la modifier à tout moment d'un clic.
8/ Enregistrez les appels
Encore une fonctionnalité à forte valeur ajoutée pour la gestion des appels professionnels et que vous ne retrouverez pas si vous n'utilisez pas une téléphonie pro. La plupart des standards pro d'entreprise vous permettent d'enregistrer les appels et de les réécouter d'un simple clic depuis le journal d'appel sur votre ordinateur ou l'application mobile.
L'activation des enregistrements se fait facilement depuis le dashboard, d'un simple clic. Vous pouvez écouter les appels depuis le journal d'appels et même les télécharger si vous le souhaitez.
9/ Connectez-vous à un ordinateur pour gérer les appels
L'application web du standard, généralement accessible depuis navigateur, permet d'appeler et de recevoir des appels depuis n'importe quel ordinateur, avec un casque – micro ou des écouteurs sans fils type « Airpod » sur Mac.
Connectez-vous à app.quicktalk.com depuis votre navigateur pour gérer vos appels depuis n'importe quel ordinateur. Chaque utilisateur du standard se connecte avec son propre mail et mot de passe.
10/ Installer l'app et gérer les appels de votre entreprise depuis votre mobile
L'application mobile de votre standard téléphonique vous permet de gérer vos appels depuis votre propre téléphone mobile, partout où vous êtes, même en déplacement. Elle permet tout simplement de recevoir et appeler avec le numéro du standard de l'entreprise depuis votre téléphone mobile habituel et d'accéder à l'historique des appels.
